Учет самой топливной карты
Прежде всего отметим, что специальный порядок учета топливных карт не утвержден. На практике специалистами предлагаются различные варианты учета.РАССМОТРИМ ОДИН ИЗ ВАРИАНТОВ учета топливных карт (т.е. самих карт без стоимости ГСМ). Топливные карты, приобретенные за плату, можно принять к бухгалтерскому учету в составе МПЗ по фактической себестоимости (п. 2, 5 ПБУ 5/01). Эти фактические затраты относятся к расходам по приобретению сырья, товаров, материалов и др. МПЗ и являются расходами по обычным видам деятельности.
Стоимость топливных карт можно учесть на счете 10.6 «Прочие материалы», основание – товарная накладная. На конец месяца стоимость топливных карт учитывается в стоимости приобретенного топлива. При этом делаются следующие проводки:
-
Дебет 60 – Кредит 51 – перечислена оплата за изготовление топливной карты (основание – выписка банка)
-
Дебет 10 – Кредит 60 – карта отражена в составе МПЗ (основание – товарная накладная, договор на поставку ГСМ)
Дебет 19 – Кредит 60 – учтен НДС по карте (основание – счет-фактура) -
Дебет 68 – Кредит 19 – НДС к вычету (основание – счет-фактура, запись в книге покупок)
- Дебет 20, 26, 44 – Кредит 10 – стоимость карты списана в расходы
Учет выдачи топливных карт
Работник, которому выдана карта, фактически денежных средств на руки не получает, поэтому в бухгалтерском учете не используется счет 71. Также не делается никаких бухгалтерских проводок. Но, за движением карт все-таки следует организовать контроль. Учет топливных карт можно вести с помощью специально разработанного журнала, форма которого утверждается в учетной политике. Обычно он содержит:
-
дата получения карты сотрудником;
-
дата возвращения;
-
марка машины;
-
государственный регистрационный номер машины;
-
ФИО и подпись водителя машины
.
Бухгалтерский учет расходов на топливо
Информация с карточных терминалов для обработки передается в процессинговый центр. Сведения обрабатываются, и на их основе поставщик топлива по состоянию на последнее число каждого месяца передает покупателю:
-
товарную накладную на топливо;
-
счет-фактуру;
-
акт сверки взаимных расчетов;
-
Расшифровку (отчет) операций по картам.
В документах отражается количество фактически приобретенного топлива. Эти данные сверяются с отчетами водителя, где обобщается информация из путевых листов и полученных при заправке чеков терминалов АЗС.
Товарная накладная и реестр операций служат основанием для принятия топлива на учет по субсчету 10-3 «Топливо». Списание израсходованного бензина производится на основании путевых листов.
Бухгалтерские проводки по расчетам за топливо будут иметь вид:
-
Дебет 60.2 – Кредит 51 – перечислена предоплата за топливо (основание – выписка банка)
-
Дебет 10.3 – Кредит 60.1 – принято к учету топливо, полученное по топливной карте (основание – договор поставки ГСМ, отчет и товарная накладная поставщика)
-
Дебет 19 – Кредит 60.1 – учтен НДС (основание – счет-фактура)
-
Дебет 68 – Кредит 19 – учтен НДС (основание – счет-фактура, запись в книге покупок)
-
Дебет 60.1 – Кредит 60.2 – зачет предоплаты (основание – бухгалтерская справка, акт сверки взаимных расчетов)
-
Дебет 20, 26, 44 – Кредит 10.3 – списана стоимость израсходованного топлива (основание – бухгалтерская справка, путевой лист).
Налогообложение расходов на топливо
Расходы на топливо для целей налогообложения прибыли признаются расходами по обычным видам деятельности. Они относятся к материальным расходам или к расходам на содержание служебного транспорта. Для уменьшения налогооблагаемой прибыли они должны (ст. 252 НК):
-
быть экономически обоснованными (т.е. находиться в пределах утвержденных норм расхода топлива);
-
документально подтвержденными;
-
производиться для деятельности, направленной на получение дохода.
НДС по топливу можно принять к вычету, когда
-
топливо принято на учет;
-
имеется счет-фактура;
-
топливо предназначено для осуществления операций, облагаемых НДС.
Плюсы использования топливных карт
Следует особо отметить удобство формы расчетов с использованием топливных карт. Во-первых, не приходится выдавать деньги в подотчет, обрабатывать авансовые отчеты и следить за правильностью оформления каждого документа при каждой заправке. А если они происходят ежедневно? Тогда количество таких документов просто зашкаливает.
Во-вторых, в конце месяца покупатель получает полный пакет документов, чтобы принять к учету топливо, учесть его в расходах в бухгалтерском и налоговом учете.
Учет ГСМ по топливной карте осуществляется по нескольким параметрам. Современная электронная система, позволяет предоставлять клиентам следующую информацию:
-
Время заправки.
-
Место получения топлива.
-
Вид приобретенных ГСМ.
-
Стоимость заправки.
-
Размер полученной скидки.
При учете ГСМ по топливной карте все эти данные персонифицируются, исходя из индивидуального номера карточки. Такой подход дает возможность эффективно контролировать использование горюче-смазочных материалов водителями, исключить возможность манипуляций, которые неизбежно возникают при расчетах за топливо наличными. Данные учета ГСМ по топливной карте могут предоставляться клиенту в заранее оговоренный период времени. Пользуясь данной услугой, многие предприятия существенно увеличивают эффективность своей работы за счет оптимизации расходов на ГСМ.